Асистент референта

Асистент референта – це працівник, який виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

Історія професії
З виникненням писемності в стародавності з’явилася невелика група грамотних людей, що займалася переписуванням різних текстів. Такі писемні копії на Русі відомі ще з XI століття. У XIX столітті в численних департаментах Росії над переписуванням величезного числа паперів і документів трудилися чиновники – титулярні радники. З розвитком технічного прогресу усе більше відчувалася необхідність у створенні високопродуктивних друкарських машин. Перша промислова модель пишучої машини була винайдена в США в 1867 році Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом. В даний час на зміну їй прийшов персональний комп’ютер.
Асистент референта веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень. Приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові.
Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування.
Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку.
Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль.
Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами оргтехніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.
Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву. Копіює документи на персональному ксероксі.
При підготовці фахівців за цією професією в училищі особлива увага надається розширенню професійної ерудиції, світогляду, підвищенню навичок по вирішенню різноманітних ділових завдань.
По завершенню училища випускники мають змогу працювати на посадах секретаря, референта, архіваріуса, інспектора відділу кадрів, працівника служб документаційного забезпечення управління, а також продовжити навчання у ВНЗ країни за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність».